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Sicherheit & Datenschutz
Das Thema Sicherheit wird bei der meebox durch verschiedene Maßnahmen abgedeckt. Wir bieten Ihnen die Nutzung von
Domainvalidierten 256 Bit SSL Zertifikaten. Eine Verschlüsselung der Daten erfolgt per SSL-Verbindung über HTTPS
und wird für alle Nutzer erzwungen. Des Weiteren können zusätzlich eigene Datenschutzrichtlinien, Nutzungsbedingungen
sowie ein Impressum eingebunden werden.
• erzwungene Passwortstärken und der Einsatz von Captchas gehören ebenfalls standardmäßig zu den meebox-Systemabläufen.
• die meebox GmbH und unsere Server befinden sich in Deutschland, es gilt ausschließlich deutsches Recht
Flexibler & unabhängiger Datenzugriff
Der Zugriff auf die Daten in der meebox ist Geräte-, Plattform- und Browserunabhängig,
d.h. es kann beliebig stationär von einem Desktop-PC oder aber mobil von unterwegs mit einem Tablet oder auch
Smartphone auf die Bilder und Dokumente zugegriffen werden.
Es wird keine zusätzliche Software (z.B. App)
auf den mobilen Endgeräten benötigt.
Intuitive Bedienung & einfacher Datenaustausch
Eines der Hauptziele bei der Entwicklung der meebox war die Entwicklung eines bedienerfreundlichen, intuitiv
nutzbaren Tools. Eine durchdachte Baumstruktur für die Ordner und eine Drag and Drop Funktionalität ermöglichen eine Nutzung
ohne lange Einarbeitungszeit. Zudem wird die meebox durch das Rollenkonzept smart gehalten, indem jeder Benutzer nur das sieht, was
sie/er unbedingt sehen muss.
Die meebox ermöglicht einen einfachen Datenaustausch mittels Upload per Browser, FTP Upload und parallele
Downloads . Durch die Funktion des FTP Upload können auch vollständige Dateiverzeichnisse aus anderen Datenquellen
(z.B. Festplatten, DVDs/CDs, etc.) importiert werden.
Rollenkonzept & Mandantenfähigkeit
Die meebox besitzt ein klares Rollenkonzept. Die Unterscheidung zwischen Benutzern, Editoren und
Admins erlaubt eine genaue und unkomplizierte Rechteverwaltung. Hierbei gelten für die Rollen, die folgenden Berechtigungen:
• Admins besitzen alle Zugriffsrechte und können Benutzer und Einstellungen verwalten
• Editoren können in zugewiesenen Ordnern up-/downloaden sowie Editieren
• User können in den zugewiesenen Ordnern nur downloaden
• DirectLink Benutzer können über eine feste URL in den zugewiesenen Ordnern nur downloaden
Durch die gezielte Freigabe einzelner Ordner auf Userebene wird die meebox mandantenfähig. So haben Sie die Möglichkeit,
ein meebox Paket mit mehreren Benutzern ohne Kenntnis der weiteren Inhalte zu betreiben.
Vorschau von Dokumenten, Bild- und Video-Dateien
In der Vorschau-Ansicht der meebox besteht die Möglichkeit, Bild- und PDF-Dateien sowie Videos (im Format MP4)
wiederzugeben. Diese Funktionalität ist standardmäßig in den gängigen Browsern (Mozilla Firefox, Internet Explorer, Chrome, etc.)
aktiviert. Hierbei müssen keine zusätzlichen Plugins oder Software installiert werden.
Durch die Vorschau von Mediendateien (Media Assets) und Dokumenten (PDF-Dateien) wird ein gemeinsames Arbeiten mit Kunden, Geschäftspartnern
oder auch intern in Arbeits-Teams wesentlich erleichtert.
Datenfreigabe
Die meebox ermöglicht es Ihnen, den Benutzern nur Zugriff auf die Daten zu erlauben, welche diese gemäß
Ihrer Rolle bearbeiten sollen. Die Steuerung der Datenfreigabe erfolgt hierbei mittels Rollen, Gruppen oder
Einzelberechtigungen. Zudem besteht die Möglichkeit, bestimmte Dateien grundsätzlich für die weitere Verarbeitung
zu sperren (vgl. Abbildung oben).
Durch die Sperrung von Dateien wird deren Verarbeitung (Download) durch Benutzer und DirectLinks
unterbunden. Es kann dann nur noch eine Verarbeitung durch die administrativ berechtigten Personen (Editoren/Administratoren) erfolgen.
Selbstverständlich können die Dateien bei Bedarf auch wieder freigegeben werden.
Import von Metadaten (Exif / IPTC)
Die meebox bietet die Möglichkeit, eventuell vorhandene Metadaten (z.B. Bildgrößen, Autoren, etc.) von Bildern basierend
auf den Standards Exif und IPTC oder Metadaten aus PDF-/Word-Dokumenten teilweise automatisch auszulesen. Die Begriffe werden
dann in die vorhandenen Felder übernommen und können bei der Suche herangezogen werden.
Hinweis: Zur Verwendung der Funktion muss die Option "erweiterte Metatags anzeigen" in den
Einstellungen unter "Generelle Informationen" aktiviert werden.
Tagging
Mit Hilfe der Tagging-Funktion können Sie Ihre Bilder & Dokumente entsprechend verschlagworten bzw. die automatisch importierten Begriffe (vgl. Import von Matadaten) ändern. Anhand der Suchfunktion können die Schlagwörter für die Suche herangezogen werden. Dies ermöglicht Ihnen eine zentrale Strukturierung Ihrer Bilder und Dokumente sowie die schnelle Wiederauffindbarkeit.
Automatische Benachrichtigungen (Collaboration)
Die meebox ermöglicht die automatische Benachrichtigung per E-Mail über jeweilige Änderungen.
Die Benachrichtigungen können pro Benutzer, Ordner und Zeitinterval (Live, Stunde, Tag, Woche, Monat) konfiguriert werden.
Hierdurch wird eine Zusammenarbeit mit anderen Teams & Abteilungen sowie anderen Dienstleistern und Kunden wesentlich
vereinfacht, da alle Beteiligten auf dem gleichen Datenbestand arbeiten und bei Änderungen umgehend informiert werden.
Zentrale Suchfunktion & Merkliste
Über eine zentrale & einfache Suchfunktion können die Bilder und Dokumente
anhand der Tagging- und Datei-Informationen ohne großen Suchaufwand leicht wiedergefunden werden.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Dateien auf eine Merkliste zu setzen und später
gesammelt zu bearbeiten oder als zip-Archiv zu downloaden.
Erweiterte Suchfunktion
Um bei wachsenden Bild- und Dokumentenbeständen weiterhin den Überblick zu behalten, bietet die meebox neben
der einfachen und zentralen Suchfunktion zusätzlich noch erweiterte Suchkriterien an. Diese ermöglicht das
gezielte und effiziente Suchen nach Titel, Dateinamen, Dateityp, Upload-Zeitpunkt, Beschreibung, Tags und Ordnern.
Bei Bedarf können die erweiterten Suchkriterien auch mit der zentralen Suchfunktion kombiniert werden.
Zur besseren Übersicht lassen sich die Dateien zudem schnell in der Übersicht der meebox sortieren.
Hinweis: Zur Verwendung der erweiterten Suchfunktion muss die Option "Erweiterte Suche" in den
Einstellungen unter "Generelle Informationen" aktiviert werden.
Bildkonvertierung
Die meebox bietet die Möglichkeit, beim Download Bilder und Grafiken in der gewünschten Auflösung
herunterzuladen. Dies ist insbesondere dann nützlich, wenn man die Bilder bspw. nur in Hochauflösung
von einem Fotografen oder einer Agentur zur Verfügung gestellt bekommen hat und diese nun z.B. für
einen Presse-, Marketingbericht oder einen anderen Verwendungszweck in einer anderen Auflösung benötigt.
Hinweis: Dass Feature ist nur in den Versionen Pro und Premium verfügbar. Damit das Feature
genutzt werden kann, muss die Aktivierung der Option "Erweiterte Bildkonvertierung (z.B. Bildgröße) beim
Download auf der Preview-Seite aktivieren" in den Einstellungen unter "Generelle Informationen" erfolgen.
Verlinkung von Datei-Archiven
Die meebox ermöglicht die Einbindung von Mediendateien (z.B. Fotos, Videos, etc.) in bspw. öffentliche Presseberichte.
Hierbei wird mittels der Rolle "DirectLink Benutzer" eine feste URL zu den Mediendateien bereitgestellt, die als Link in die
öffentlichen Berichte eingebunden werden kann. Hierdurch lässt sich die gezielte Freigabe und Verlinkung von
Multimedia-Material in Berichten, Artikeln und Beiträgen steuern.
Hinweis: Die Erstellung von DirektLinks ist neben den Administratoren auch optional durch Editoren bzw. Benutzer möglich.
Zur Verwendung muss die Option "Erstellung von DirectLinks durch Editoren/Benutzer erlauben" in den Einstellungen unter
"Generelle Informationen" aktiviert werden.
Gesicherte Verlinkung von einzelnen Dateien
Die meebox erzeugt für jede Datei einen eigenen Datei-Link. Dieser kann z. B. per E-Mail verschickt werden,
um anderen Benutzern den direkten Zugriff auf die Dateien in der meebox zu ermöglichen. Weiterhin kann die Verlinkung
aus anderen Dokumenten, Wikis oder Systemen erfolgen.
Der Zugriff erfolgt mit einem gültigen Benutzerzugang
zur meebox. Hierdurch wird der ungesicherte Versand der Dateien per E-Mail bzw. der ungesicherte Zugriff auf Inhalte
verhindert. Auf diese Weise übernimmt die meebox die Funktion eines integriertes Content Management Systems zwischen
den einzelnen Beteiligten und unterstützt diese bei Ihrer Zusammenarbeit.
Hinweis: Der Datei-Link ist in der Preview-Ansicht der meebox verfügbar (vgl. obige Abbildung) und kann dort
direkt kopiert und eingefügt werden.
Tracking
Über die intuitive Tracking-Funktionalität besteht die Möglichkeit, die Benutzeraktionen über einen bestimmten Zeitraum (bis zu 2 Jahren) nachzuverfolgen. Hierdurch können die gewünschten Aktionen (z.B. Löschen von Dateien und Ordnern) bei Bedarf nachvollzogen werden.
Manuelle Zeiterfassung
Die meebox bietet als ergänzendes Feature eine einfache manuelle Zeiterfassung für die in der meebox hinterlegten Benutzer an.
Die Zeiterfassung kann dazu verwendet werden, um die Arbeits- bzw. Einsatzzeiten von Mitarbeitern erfassen und dokumentieren
zu können. Hierzu besteht die Möglichkeit, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten in der meebox erfassen bzw. ändern können.
Die Erfassung und Änderung der Arbeitszeiten ist bis zu einem Monat rückwirkend möglich. Anschließend werden die
erfassten Arbeitszeiten automatisch in der Zeiterfassung festgeschrieben und es ist keine weitere Erfassung bzw. Änderung
der Arbeitszeiten innerhalb dieses Zeitraumes mehr möglich.
Im Anschluss an die Festschreibung sind die Arbeitszeiten der Mitarbeiter in der meebox dauerhaft hinterlegt und können bei
Bedarf zur weiteren Dokumentation ausgedruckt bzw. als PDF-Datei exportiert werden.
Hinweis: Das Feature ist nur in den Versionen Basic, Pro und Premium dauerhaft verfügbar. In der Version meebox Free kann
das Feature 30 Tage kostenlos getestet werden. Zur Verwendung der oben beschriebenen manuellen Zeiterfassung muss die Option
"Zeiterfassung aktivieren" in den Einstellungen
unter "Generelle Informationen" aktiviert werden.
Internationalisierbar
Die meebox unterstützt 7 verschiedene Sprachen und kann somit auch für internationale
Kollaborationen (u.a. in Teams) eingesetzt werden.
Die meebox bietet die folgenden Sprachen zur Auswahl:
• deutsch
• englisch
• spanisch
• französich
• niederländisch
• schwedisch
• chinesisch
Individualisierbar
Geben Sie der meebox Ihr gewünschtes Layout und passen Sie die System-Mails entsprechend
Ihrem Corporate Design an. Auf Wunsch unterstützen und beraten wir Sie bei Ihrem individuellen Branding,
Webdesign oder der Integration der meebox in eine eigene Domain oder bestehende Website.
Noch ein kleiner Hinweis: Die Systemmails können Sie auch über Ihren eigenen SMTP-Server versenden.
Partner-Schnittstelle (API)
Die meebox bietet mit einer eigenen Service-API, die Möglichkeit zur Nutzung von Partnersoftware im Zusammenspiel mit
der meebox.
Für Agenturen und projektorientiert arbeitende Unternehmen besteht z.B. die Möglichkeit, die Schnittstelle zwischen
der meebox und der Projekt- und Fakturierungssoftware ProSonata zum Dateiaustausch zu nutzen.
Für die Verwendung der Schnittstelle zu ProSonata ist zusätzlich zum meebox Tarif ein gültiger Vertrag mit ProSonata
erforderlich.
Weitere Infos zur Projekt- und Fakturierungssoftware ProSonata finden Sie auf der Website unseres
Geschäftspartners ProSonata.
Generell lässt sich die API auch in anderen Kontexten verwenden, wodurch die Kollaboration von bestimmten
Anwendungen und der meebox denkbar sind. Sollten Sie Fragen zu der Service-Schnittstelle und den weiteren Möglichkeiten haben,
so stehen wir Ihnen gerne für eine weitergehende individuelle Beratung zur Verfügung.
Flexible Kostenstruktur
Die meebox kann dank eines flexiblen und kostengünstigen Mietmodells bereits ab einer geringen Investition
(schon ab 5,95 EUR pro Monat) sofort eingesetzt werden.
Je nach Kundenanforderung im Hinblick auf Funktionalität,
Speichervolumen und Kundenservice kann der passende Grundtarif (Basic, Pro oder Premium) ausgewählt werden. Das flexible Speicher-Management
ermöglicht ein flexibles zu- und abbuchen von Speicher. Die Tarifoptionen sind monatlich änderbar und kündbar.
Gerne beraten wir Sie im Hinblick auf das für Sie geeignete Miet- bzw. Preismodell.